Acheteur Prestations Intellectuelles

achat 4L’acheteur de prestations intellectuelles analyse les besoins de l’entreprise en matière
de service. Il sélectionne les prestataires, formalise les attentes contractuelles de l’entreprise et suit le déroulement des prestations en liaison avec les Directions métier.

La fonction est particulièrement présente dans les entreprises qui font massivement appel à des sous-traitants : modèle de production « fabless » (externalisation de la production), externalisation des équipes informatiques, juridiques, ressources humaines…

Activités :

* Analyse des besoins de l’entreprise
• Appréhender la stratégie du département achats en liaison avec le directeur des achats et/ou les chefs de groupe achats de l’entreprise.
• Analyser les besoins et les modes de fonctionnement des Directions métier de l’entreprise : organisation, culture du département, historique en matière de prestations de service, enjeux stratégiques, personnalités composant le
département…
• Effectuer une veille économique sur le marché, afin d’en suivre les évolutions.
• Établir un cahier des charges fonctionnel et précis avec les Directions métier de l’entreprise en fonction des différents besoins identifiés.

* Identification et sélection des prestataires
• Recenser l’ensemble des fournisseurs présents sur le marché susceptibles de répondre au cahier des charges défini (sourcing).
• Évaluer ces prestataires en fonction du cahier des charges défini avec la Direction métier : nature de la prestation délivrée, références clients, taille du prestataire, santé financière, bonne compréhension des besoins de l’entreprise…
• Organiser des appels d’offre et/ou des consultations, afin de sélectionner le prestataire adéquat.
• Analyser les coûts et les leviers de réduction des prix. Contractualisation de la prestation
• Préciser avec le prestataire l’ensemble du mode d’intervention proposé : obligation de moyens ou de résultats, durée de la prestation, moyens mis en place par le prestataire,mode de communication entre l’entreprise et le prestataire (fréquence du reporting), valeur ajoutée finale pour l’entreprise…
• Négocier sur les points critiques pour l’entreprise et/ou la Direction métier concernée : délais de paiement, garantie, montant de la prestation, négociation d’un accord-cadre,
définition de la propriété intellectuelle liée à la prestation, modalités de résiliation du contrat (en cas de non respect par le prestataire ou l’entreprise de certains points du contrat)…
• Rédiger et/ou valider avec la Direction juridique de l’entreprise la bonne formalisation contractuelle de la prestation

* Suivi et contrôle de la prestation
• Préparer l’intervention et l’intégration du prestataire :
communication auprès des Directions métier concernées, mise à disposition de moyens matériels (postes informatiques, salles de réunions…).
• Établir des règles de suivi sur les états d’avancement à travers des comptes rendus périodiques entre l’entreprise et le prestataire.
• Évaluer la satisfaction des Directions métier par rapport à la réalisation de la prestation (mise en place de grilles d’évaluation, tableaux de bord…).
• Communiquer auprès des prestataires les axes d’amélioration et/ou de satisfaction, et arbitrer sur les litiges éventuels : non-respect par l’entreprise ou le prestataire de certaines règles contractuelles.
• Assurer la remontée des informations vers la Direction des achats et les Directions métier de l’entreprise.

Les prestations informatiques : elles peuvent faire l’objet d’achats très volumineux en termes de coûts pour l’entreprise.
L’acheteur de prestations informatiques peut être rattaché hiérarchiquement à la Direction des systèmes d’information de l’entreprise. Dans ce cadre, il supervise souvent l’ensemble des achats informatiques de l’entreprise : matériels, logiciels et sociétés de service informatique (SSII). L’acheteur intervient le plus souvent sur l’ensemble du cycle d’achats : définition des besoins et du cahier des charges, négociation et suivi de la prestation.

Personnalité :

• Sens critique et perspicacité afin d’évaluer les prestataires, notamment dans un cadre où les éléments factuels et/ou quantitatifs sont difficiles à appréhender.
• Diplomatie dans la gestion des relations avec les prestataires, afin de favoriser leur investissement permanent et de ne pas entrer en situation conflictuelle.
• Résistance au stress, aussi bien dans les phases de sélection des prestataires que dans les négociations, afin de garder en vue les objectifs de l’entreprise.
• Qualités relationnelles, afin de pérenniser les relations avec les prestataires et de favoriser l’obtention de conditions intéressantes pour l’entreprise : accords-cadres,
investissement du prestataire…
• Curiosité et ouverture d’esprit.
• Rigueur, afin de suivre au mieux les performances du prestataire choisi.
• Écoute, afin de favoriser la remontée et la compréhension des besoins de l’entreprise.
• Pédagogie, notamment pour accompagner l’intégration des prestataires au sein de l’entreprise.

Lien hiérarchique : Directeur des achats, Chef de groupe achats, Responsable des achats
hors-production

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